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Openproject bietet ein sehr effizienteund strukturierte Möglichkeit Meetings und Protokolle zu erstellen.

Meeting

Protokolle in Openproject sind eine Funktion von Meetings. D.h. es muss ein Meeting erstellt werden um ein Protokoll schreiben zu können.
Meetings werden innerhalb eines Projektes angelegt

One-time

Bei einem One-time Meeting werden

• Datum
• Uhrzeit/Dauer
• Ort
• Teilnehmer
• Attachments (optional)

Agenda

Die Agenda wird dann aus den folgenden Elementen erstell

• Workpackage
• Agenda Item (ohne Bezug zu Workpackage)
• Section (zur) Strukturierung der Agenda

Agenda Item

Jedem Agenda Punkt kann ein Projektmember und eine Dauer zugewiesen werden.

Kalender

Eine angelegtes Meeting kann dann als .ics Datei herunter geladen werden und dann in einen Kalender importiert werden. Kalender in der Nextcloud

Protokoll

Für die Protokoll Erstellung wird der Status des Meetings auf 'in Progress' gesetzt.
In diesem Status des Meetings kann zu jedem Agenda Punkt ein Outcome eingegeben werden.

Auch in diesem Status können Agenda Punkte hinzugefügt oder gelöscht werden.

Abschluss

Nach Abschluss des Meeting wird der Status auf 'closed' gesetzt. In diesem Status sind keine Änderungen mehr möglich.
Der Status kann aber auch wieder zurückgesetzt werden (Permissions?)

Recurring Meeting

Es können auch wiederkehrende Meetings angelegt werden.
Diese Recurring meetings sind wie ein Template für die einzelnen Termine

Anpassung

Der einzelne Termine einer wiederkehrenden Serie wird dann ggf. jeweils angepasst.
So lässt sich ein Rahmen für jedes Meeting gestalten.